Reuniões de empresa = a perda de tempo? Está nas mãos do líder

Reuniões de empresa = a perda de tempo? Está nas mãos do líder

Por muito que gostemos do que fazemos, há certos aspetos no dia a dia do nosso trabalho que erradicávamos num ápice… Para muitos, as reuniões internas estão no topo da lista. Mas não têm de estar. O líder só tem de tomar as rédeas.

As reuniões são um dos aspetos mais temidos na dinâmica das empresas. É frequente parecerem sem rumo e nada produtivas, e podem acabar com o ânimo dos funcionários num instante. Mas não tem de ser assim. Os melhores líderes conduzem reuniões eficazes que capacitam os colaboradores para levarem os projetos a bom porto. Como? É só continuar a ler:

Ter objetivos e um plano
As piores reuniões são as que parecem não ter uma direção definida. Temos de ter em mente o que queremos atingir. De uma forma geral, há quatro tipos de reuniões:
Orientadas para a ação: que resolvem um problema urgente.
Criativas: sessões livres que visam o emergir de novas ideias.
De planeamento a curto prazo: reuniões que envolvem interação na equipa e a elaboração de estratégias.
De planeamento a longo prazo: em que os executivos – e talvez outros responsáveis – definem estratégias e objetivos alargados no tempo.

Não há duas reuniões com as mesmas metas, por isso é fundamental o líder estabelecer um objetivo claro antes de entrar na sala de reuniões – tal vai ajudá-lo a definir a ordem de trabalhos e a decidir quais os colaboradores que devem estar presentes. Também demonstra aos participantes que a reunião é crucial, por oposição a não ter um propósito definido.

Respeitar o estabelecido
A gestão do tempo é crucial para a realização de uma reunião eficaz. Convém ter um cronograma com limite de tempo para cada item no sentido de ajudar os participantes a manterem-se focados. Há que respeitar o tempo dos intervenientes; se formos conhecidos por começar e terminar reuniões na hora estabelecida, todos vão fazer um esforço para participar nas mesmas. Não é apenas o tempo do líder que é valioso. Ter um estilo eficiente de realizar reuniões vai fazer com que os colaboradores se sintam respeitados e valorizados, e pode ajudar a empresa a operar de forma mais eficiente.

Pensar bem as hierarquias e funções
Dependendo da cultura da organização, as reuniões podem ser mais eficazes se houver uma pessoa com um papel de liderança definido, ou, pelo contrário, os colaboradores podem funcionar melhor num ambiente menos hierarquizado. Quando estiver a planear a reunião pense bem nas pessoas que compõem a equipa: lidam bem com instruções precisas ou será que trabalham melhor num ambiente mais espontâneo? O líder precisa de compreender as personalidades de cada um, e estruturar as reuniões para tirar partido das capacidades do grupo. Aspetos tão simples como onde o líder se senta podem moldar a atmosfera e a eficácia da reunião. Num ambiente tradicional, o líder senta-se à cabeceira da mesa, como convém a alguém no topo da hierarquia; já nas reuniões em que queira colocar os participantes à vontade o líder deverá ficar sentado a meio da mesa.

Estar preparado – e preparar a equipa
Por muito cuidadosamente que se planeie a reunião, esta não será bem-sucedida se os participantes não forem preparados para a mesma. Antes da reunião há que distribuir o material necessário – metas, relatórios, etc. – e deixar bem claro junto dos visados que se espera que a documentação seja vista. Se o líder quer que o ajudem a desenvolver a estratégia ou visão, tem de lhes fornecer informação para que possam começar a formular ideias de forma prévia. E não esquecer de que, para que uma reunião seja eficaz, é importante que todos – líderes, executivos e funcionários – tenham feito o trabalho de casa.

12-04-2017

Fonte: Inc.com


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